Projektbeschreibung

  • Change Management Singapur

Wie man 30´000 Mitarbeiter von einem neuen IT-System überzeugt – und nur 6 Monate Zeit hat.

Durch eine neue Methode im Change Management gelingt es, 30´000 skeptische Mitarbeiter für ein neues Knowledge-Management System zu gewinnen. Für eine erfolgreiche Einführung sollen alle Mitarbeiter am System partizipieren – innerhalb von 6 Monaten. Ein glatter Erfolg.

Der Kundenwunsch: Nach einigen gescheiterten IT-Implementierungen wollte der Kunde das nächste wichtige IT-Projekt mithilfe unseres Change Managements einführen. Ein neues Knowledge-Management System sollte für die 30´000 Mitarbeiter der Organisation wichtiges Arbeitsmittel werden. Damit das System auch wirklich Nutzen bringt, sollten alle Mitarbeitenden zum Mitmachen motiviert werden. Die besondere Herausforderung: das Zeitlimit von 6 Monaten und möglichst wenig Zeitaufwand für Führungsriege und Mitarbeiter.

Die Umsetzung: Bereits vor Einführung des neuen Systems fragten wir in Zusammenarbeit mit dem IT-Lösungsanbieter die Bedürfnisse bei allen Mitarbeitern ab, um bessere „Usability“ zu gewährleisten.

Im 2.Schritt haben wir Kommunikation und Umsetzung im Change-Prozess parallel geführt, damit nach der Information gleich Massnahmen ergriffen werden konnten. Gemäss agiler Methodik wechselten sich Abstimmung und Aktionsphasen in kurzen Abständen ab.
Um zu gewährleisten, dass wirklich alle 30´000 Mitarbeiter partizipieren, wendeten wir die FIT-Methode (Facilitate Impementation Tool) an und verteilten 8000  massgeschneiderte Arbeitskarten mit Fragen, Aufgaben, Fallstudien an alle Mitarbeitenden, die diese jeweils in Teams zu 4-6 Personen ca 30 Minuten bearbeiten sollten. Wichtig bei der Zusammenstellung der Teams war es, dass jeweils ein „Gegner/Skeptiker“ und ein „Befürworter“ des Systems quer durch verschiedene Managementebenen zusammen arbeiteten. So wurde sichergestellt, dass ein kommunikativer Austausch stattfindet und sich keiner „verstecken“ konnte.

In der 3.Phase haben wir die Umsetzungsbereitschaft protokolliert und die Umsetzung überwacht.

Ergebnis:

  • Transparente Kommunikation über alle Ebenen, von Führungsriege mit Mitarbeiter
  • Beteiligung wirklich aller 30´000 Mitarbeiter
  • Einführung des Systems ohne Reibungen und Überraschungen
  • Zufriedene Mitarbeiter, da sich jeder wiederfindet
  • Minimaler Kostenaufwand für Auftraggeber und minimaler Zeitaufwand (2 Tage für die oberste Leitungsstufe, je 1 Tag für 2. Führungsriege und HR, je 3 Stunden für alle anderen Mitarbeiter über 6 Monate verteilt